Pendant deux ans, j'ai piloté la production de contenu vidéo pour plusieurs clients depuis un fichier Excel.
C'était mon œuvre. Chaque ligne, une vidéo. Chaque colonne, un statut, une date, un commentaire, un lien vers les rushes. J'y avais mis toute ma logique de production. Je savais où chercher. Je savais comment lire. Je savais ce que voulaient dire certains codes qui n'étaient écrits nulle part. Je les avais inventés.
Le problème : personne d'autre ne savait.
Le moment où j'ai compris
J'onboarde un alternant. Je lui montre le fichier. Je lui explique les colonnes, les codes couleur, les onglets, la convention de nommage. Il hoche la tête. Il a l'air de suivre.
Trois semaines plus tard, je réalise qu'il ne touche plus au tableur. Il me pose les questions par WhatsApp. "C'est où la vidéo du témoignage ?" "Elle est à quel stade la série sur les ateliers ?" "Qui valide ça ?"
Le tableur était devenu mon interface. Pas la sienne.
Avec le deuxième alternant, pareil. Avec les clients aussi. Tout le monde passait par moi parce que j'étais le seul à savoir lire la bête. J'avais construit un outil de suivi qui, sans le vouloir, avait fait de moi le goulot d'étranglement de toute la production. J'ai mis trop longtemps à nommer ça pour ce que c'était.
Ce qu'un tableur cache
Un tableur ne notifie personne. Quand un statut change, la seule façon de le savoir, c'est d'aller regarder. Ou que quelqu'un vous prévienne.
Ce "que quelqu'un vous prévienne" est devenu l'essentiel de notre coordination. WhatsApp, e-mails, relances, "t'as vu que j'ai mis à jour ?" Une surcouche de communication humaine pour compenser les limites de l'outil.
Un tableur ne bloque pas les incohérences non plus. Deux personnes sur la même vidéo sans le savoir. Une cellule renseignée deux fois différemment. Un lien cassé que personne n'a mis à jour depuis trois semaines parce que personne ne sait que c'est son rôle de le faire.
Et surtout : un tableur ne filtre pas. Il affiche tout, tout le temps : cent projets d'un coup, pour tous les clients, à tous les stades. Trouver une vidéo précise, voir ce qui est en attente de validation pour un client, comprendre ce qui bloque sur une série : impossible sans parcourir l'ensemble. Et comprendre ce qui bloque, ça ne se lit dans aucune cellule. Il fallait m'appeler.
Huit statuts
En passant à un Kanban dédié avec huit statuts fixes, on a réglé un seul problème : tout le monde peut lire le pipeline sans me solliciter.
Les huit statuts : Préparation → En attente → En cours → À checker → À modifier → Pause → Fini → Waste.
Chaque carte a un propriétaire visible. Chaque mouvement est tracé. Et surtout : on filtre. Par client, par statut, par recherche textuelle. Un alternant qui prend en charge un seul client voit uniquement ses projets. Un client qui veut savoir où en est sa série filtre en deux clics et n'a plus besoin de m'écrire.
Le tableur était lisible pour moi parce que je l'avais construit et que j'en portais la grammaire dans la tête. Un outil de production doit être lisible pour tout le monde, y compris pour quelqu'un qui arrive le premier jour et doit être opérationnel avant le déjeuner.
Le vrai coût
Six mois après le passage au Kanban, les allers-retours par e-mail et WhatsApp ont chuté. Les alternants sont autonomes sur le suivi. Les validations passent dans l'outil.
La capacité de production a augmenté sans que j'aie besoin d'augmenter les effectifs, ni d'être le point de passage obligatoire de chaque décision.
C'est ça, le vrai coût d'un pipeline mal conçu : pas le temps qu'on perd à chercher des fichiers. Le temps qu'on perd à être l'interprète de son propre système, et à rendre tout le monde dépendant de cette interprétation.
Je ne suis pas certain qu'on s'en rende toujours compte avant d'en sortir.